La méthode
Fit-to-Maturity
Une pratique à la mesure de l’organisation qui la fera vivre.
Chaque organisation a déjà une façon de décider, de planifier et de réaliser. Elle n’est peut-être pas écrite, et elle dépend peut-être de quelques personnes, mais elle existe, et c’est la seule chose sur laquelle une nouvelle pratique peut être bâtie. Nous commençons donc par la mesurer, et non par la remplacer.
Les systèmes existent pour aider l’organisation, et non l’inverse. Un manuel de gouvernance que personne n’ouvre, un processus de portefeuille qui prend plus de temps que les projets qu’il suit, un programme de changement qui perd patience avant le changement lui-même : chacun a été conçu pour une organisation qui n’existait pas. Nous concevons pour celle qui existe, à la maturité qu’elle a aujourd’hui, avec de la place pour celle qu’elle devient.
Rien de ce que nous mettons en place n’est figé. Les rôles, les réunions et les documents sont gardés aussi légers que possible tout en restant fonctionnels, et chacun d’eux porte une date de révision. À la révision, il est conservé, modifié ou retiré. C’est ce que travailler de façon agile veut dire pour nous : la pratique s’ajuste à l’organisation, pour que l’organisation n’ait jamais à l’abandonner.
Principes
Six principes, et la raison de chacun
- 01
Mesurer avant de concevoir.
Chaque mandat commence par l’endroit où l’organisation se trouve réellement, et non celui où un cadre suppose qu’elle se trouve. Une conception pour le mauvais point de départ est une conception pour quelqu’un d’autre.
- 02
Emprunter, sans adopter.
PMI, COBIT, ISO et les autres sont des bibliothèques, pas des lois. Nous prenons ce que la maturité de l’organisation peut porter et nous nommons ce que nous avons laissé sur l’étagère, pour qu’on puisse aller le chercher plus tard.
- 03
La structure la plus légère qui fonctionne.
Un processus que les gens sautent est pire que l’absence de processus : il leur enseigne que les règles sont facultatives. Les rôles, les réunions et les documents sont dimensionnés au plus petit ensemble que les gens garderont.
- 04
Les gens décident; les systèmes soutiennent.
Un système de gouvernance qui passe outre au jugement est vite contourné. Le nôtre rend la décision visible et la laisse aux personnes qui en sont responsables.
- 05
Tout porte une date de révision.
À la révision, chaque pratique est conservée, modifiée ou retirée. Rien n’est permanent par défaut, donc rien n’a à être enduré.
- 06
Cela doit fonctionner sans nous.
La passation est conçue dès la première semaine : des responsables nommés, des rituels et des documents que vos gens font vivre. Un mandat qui se termine par une dépendance a échoué.
Étapes
Cinq étapes
Chaque étape se termine par quelque chose que l’organisation garde : ce que nous y faisons, des exemples de ce qu’elle produit, et ce dont nous avons besoin de votre part.
Des cycles courts, chacun vérifié par votre décideur, jusqu’à ce que le résultat corresponde à ce que vous attendez.
- 01
Cartographie
Découvrir où vous en êtes.
- 02
Ajustement
Concevoir la pratique selon le niveau. La boucle commence.
ConcevoirMettre en pratiqueVous vérifiezAjuster
Votre décideurDe votre côté, avec le dernier mot. Il accepte ou réoriente chaque étape.Des cycles courts, chacun vérifié par votre décideur, jusqu’à ce que le résultat corresponde à ce que vous attendez.
- 03
Mise en œuvre
La faire tourner sur du vrai travail. La boucle tourne jusqu’à ce que ça tienne.
- 04
Maintien
La transmettre.
- 05
Révision
Conserver, modifier ou retirer.
- 01
Cartographie
- Ce que nous faisons
- Des entrevues, une revue des documents, et l’évaluation de la maturité en profondeur, dimension par dimension.
- Exemples de livrables
- Un profil de maturité par dimension
- Un constat sur une page
- Une feuille de route avec deux ou trois options
- Ce que vous fournissez
- L’accès, et de 6 à 10 entrevues.
- 02
Ajustement
- Ce que nous faisons
- Les droits de décision, les règles de portefeuille, une charte de bureau de projets ou une approche du changement, chacun dimensionné selon la maturité constatée à la Cartographie.
- Exemples de livrables
- La conception du fonctionnement, sur aussi peu de pages qu’il en faut
- Les rôles et le rythme
- Des gabarits
- Ce que vous fournissez
- Un groupe de conception de 3 à 5 personnes qui porteront la pratique.
- 03
Mise en œuvre
- Ce que nous faisons
- La pratique tourne sur de vrais projets et de vraies décisions, en cycles courts, et est ajustée à la fin de chaque cycle.
- Exemples de livrables
- Une pratique qui fonctionne
- Des responsables formés
- Les deux premiers cycles de données réelles
- Ce que vous fournissez
- Le temps des responsables.
- 04
Maintien
- Ce que nous faisons
- L’accompagnement des responsables, une revue du premier trimestre, et la trousse de passation.
- Exemples de livrables
- Un dossier de passation
- Un plan de développement des capacités
- Ce que vous fournissez
- La présence aux revues.
- 05
Révision
- Ce que nous faisons
- Ce qui est utilisé, ce qui est sauté, et ce que le niveau suivant requiert.
- Exemples de livrables
- Une courte note de revue avec les décisions de conserver, de modifier et de retirer
- Ce que vous fournissez
- Une heure d’honnêteté.
Maturité
Quatre niveaux, cinq dimensions
La méthode et l’évaluation partagent une seule échelle. Chaque dimension est notée séparément, parce qu’une organisation est rarement au même niveau partout.
Les niveaux
- Improvisé
- Les résultats dépendent des individus. Les choses se font parce que certaines personnes les font arriver.
- Convenu
- Il existe une façon de faire commune, écrite et connue, appliquée inégalement.
- Pratiqué
- Appliquée avec constance, avec des données, revue à un rythme régulier.
- Adaptatif
- La pratique se transforme elle-même à partir des faits; l’organisation l’ajuste sans nous.
Le niveau 4 n’est pas l’objectif de tous. Le bon niveau est celui dont l’organisation a besoin pour sa taille et ses ambitions, et pour bien des PME, c’est le niveau 2 ou 3. Atteindre un niveau n’est pas un trophée; une pratique qui tient en est un.
Les dimensions
Décisions et gouvernance
Qui décide quoi, comment une décision est consignée, et comment elle est suivie.
Portefeuille et bureau de projets
Comment le travail est choisi, financé, ordonnancé et arrêté.
Réalisation et projets
Comment un projet est planifié, mené, suivi et clos.
Personnes et changement
Comment un changement est introduit, soutenu et rendu durable.
Numérique et données
Comment la technologie et les données servent les quatre dimensions ci-dessus.
Nous notons la dimension Numérique et données et nous menons le changement qui l’entoure; la technologie est livrée avec nos partenaires, Keel au premier rang.
Ce que nous ne faisons pas
Quatre choses que vous n’obtiendrez pas de nous
- Pas de manuels de deux cents pages. Si la conception ne tient pas sur quelques pages, elle ne convient pas à l’organisation.
- Pas d’outil avant que la pratique existe. Un logiciel acheté d’abord devient la pratique, et c’est rarement la bonne.
- Pas de « terminé » à la livraison. Une pratique est terminée quand vos gens l’ont fait tourner sans nous pendant un trimestre.
- Pas de niveau de maturité comme trophée. Le niveau décrit où vous êtes, pour que l’étape suivante soit possible.